Протокол совещания по ГОСТ: образец и черновик из записи

Протокол совещания фиксирует, кто участвовал, что обсуждали и какие решения приняли. Оформление таких документов описывает ГОСТ Р 7.0.97-2025: он действует с 18 августа 2025 года и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Ниже реквизиты протокола, образец по схеме «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ» и порядок, как собрать черновик протокола из записи встречи.

«Войси» помогает с содержанием: из записи получаются дословный текст, решения и задачи с ответственными. Реквизиты, номер, окончательные формулировки и подписи оформляет человек, готовый протокол по ГОСТ сервис не составляет.

Какой ГОСТ действует для протокола?

Действующий стандарт называется ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Его утвердил Росстандарт приказом от 26.06.2025 № 622-ст. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в том числе на протоколы.

Многие образцы в интернете ещё ссылаются на редакцию 2016 года. Если на неё опирается и ваш шаблон, сверьте его с новой редакцией: в 2025 году изменились, например, названия части реквизитов, а виды шрифтов стандарт больше не устанавливает.

Национальный стандарт применяется добровольно (Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», ст. 26). Обязательным его может сделать инструкция по делопроизводству, договор или другой документ, который действует для вашей организации. У государственных органов и органов местного самоуправления свои правила делопроизводства.

Поэтому начните с утверждённого шаблона организации: он задаёт бланк, расположение реквизитов, нумерацию и порядок согласования. Если шаблона нет, возьмите образец ниже и покажите его тому, кто отвечает за делопроизводство.

Полный протокол, краткие итоги встречи и дословная стенограмма решают разные задачи. Протокол закрепляет решения от имени организации, итоги рассылают участникам, по стенограмме ищут точную реплику. Подготовка итогов созвонов разобрана в статье об автоматических протоколах встреч и итогах созвонов.

Какие реквизиты включить в протокол?

В таблице реквизиты, которые обычно есть в протоколе. Точные правила оформления каждого сверьте с текстом ГОСТ Р 7.0.97-2025 и инструкцией организации.

Название файла, дата загрузки и имя в аккаунте реквизиты протокола не заменяют. До переноса текста решите, от имени какой организации составляется документ и кто отвечает за его оформление.

Как устроены вводная и основная части?

Схему текста протокола приводили методические рекомендации Росархива к ГОСТ Р 7.0.97-2016, выпущенные в 2018 году. Во вводной части перечисляют председателя, секретаря, присутствовавших и приглашённых, затем повестку дня. Основная часть делится на разделы по вопросам повестки, и каждый раздел строится по схеме «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ» или «ПОСТАНОВИЛИ».

• СЛУШАЛИ. Кто докладывал по вопросу и что сообщил.
• ВЫСТУПИЛИ. Какие предложения, возражения и уточнения прозвучали в обсуждении. Этот блок заполняют в полном протоколе, в кратком его опускают.
• РЕШИЛИ. Что решено, кто исполняет и к какому сроку.

По тем же рекомендациям, если участников больше 15, в протоколе указывают их число, а список с должностями и фамилиями оформляют приложением. Если в организации действует своя инструкция или рекомендации к редакции 2025 года, работайте по ним.

Решение без ответственного и срока трудно проверить. Если на совещании их не назвали, оставьте пометку «уточнить» и согласуйте с участниками: исполнитель, назначенный по догадке, меняет смысл договорённости.

Образец протокола совещания

Перенесите образец в бланк организации и замените заполнители в квадратных скобках.

[Наименование организации]

ПРОТОКОЛ
[дата совещания] № [регистрационный номер]
[место составления]

совещания по [теме]

Председатель: [инициалы, фамилия, должность]
Секретарь: [инициалы, фамилия, должность]
Присутствовали: [список участников]
Приглашённые: [список, если были]

ПОВЕСТКА ДНЯ
1. [Вопрос]. Докладчик: [инициалы, фамилия].
2. [Вопрос]. Докладчик: [инициалы, фамилия].

1. СЛУШАЛИ
[Докладчик]: [содержание сообщения].

ВЫСТУПИЛИ
[Участник]: [предложение или замечание].
[Участник]: [уточнение].

РЕШИЛИ
1.1. [Действие]. Ответственный: [имя или должность]. Срок: [дата].
1.2. [Другое решение, если принято].

2. СЛУШАЛИ
[Содержание].

ВЫСТУПИЛИ
[Содержание].

РЕШИЛИ
2.1. [Решение, ответственный, срок].

Приложения: [перечень, если есть]

Председатель [подпись] [инициалы, фамилия]
Секретарь [подпись] [инициалы, фамилия]

В образце нет готовых ответственных и сроков: их вписывают по фактическим решениям. Если вопрос обсудили, но решения не приняли, отразите это так, как принято в вашей организации.

Пример заполненного протокола

Организация и люди вымышлены, дата и номер оставлены заполнителями. Пример показывает, как разделить доклад, предложение и решение.

ООО «Пример»

ПРОТОКОЛ
[дата совещания] № [номер]
[город]

совещания по подготовке к запуску сайта

Председатель: И. И. Иванов
Секретарь: А. А. Петрова
Присутствовали: М. М. Соколова, Д. Д. Орлов

ПОВЕСТКА ДНЯ
1. О готовности материалов для сайта. Докладчик: М. М. Соколова.

1. СЛУШАЛИ
М. М. Соколову о готовности материалов:
тексты подготовлены, изображения ждут согласования.

ВЫСТУПИЛИ
Д. Д. Орлов предложил проверить изображения до передачи в разработку.

РЕШИЛИ
1.1. М. М. Соколовой передать изображения на согласование
до [согласованная дата].
1.2. Д. Д. Орлову проверить комплект материалов
до [согласованная дата].

Председатель [подпись] И. И. Иванов
Секретарь [подпись] А. А. Петрова

Фраза «изображения ждут согласования» описывает состояние проекта. Поручение передать изображения попало в «РЕШИЛИ», потому что участники его согласовали. В живом разговоре доклад, предложение и решение часто звучат в разных местах записи.

Как собрать черновик протокола из записи в «Войси»?

Запишите совещание

Предупредите участников о записи. Записать встречу можно на диктофон, в программе для созвонов или на вкладке «Микрофон» в кабинете «Войси». Перед началом проверьте, слышно ли тех, кто сидит далеко от микрофона.

Как получить запись созвона, описано в инструкции по расшифровке записей Zoom, Телемоста и Google Meet. Сценарии планёрок и стратсессий собраны на странице о транскрибации бизнес-совещаний.

Получите текст, решения и задачи

1. Загрузите файл в личном кабинете «Войси».
2. Выберите обработку «Транскрибация»: получится текст со спикерами и таймкодами.
3. В панели «Спикеры» переименуйте спикеров по фактическому составу встречи.
4. Через «Добавить обработку» выберите «Бизнес-саммари». Обработка собирает участников, решения и задачи с ответственными и сроками.
5. Если нужен отдельный перечень поручений, добавьте «Список задач»: исполнители появятся, если их называли.
6. Сверьте решения и задачи с дословным текстом и звуком.

Этот сценарий описан на странице «Итоги встречи из записи». В кабинете соответствующая обработка называется «Бизнес-саммари».

Задайте структуру протокола

Чтобы черновик сразу шёл по схеме образца, добавьте «Свой запрос» с таким текстом:

Подготовь черновик протокола совещания по расшифровке.
Повестка: [перечень вопросов].
Для каждого вопроса используй разделы СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ.
Отделяй предложения участников от принятых решений.
В решениях указывай действие, ответственного и срок, только если они названы в записи.
Если сведений нет, пиши «уточнить».
Не заполняй организацию, регистрационный номер и подписи.
Спорные формулировки сопровождай цитатой и таймкодом.

Проверьте, что ИИ не смешал «предлагаю сделать», «обсудим возможность» и «решили сделать». Каждое поручение подтвердите по звуку: упоминание человека в обсуждении ещё не значит, что он согласился выполнять задачу.

Какие ошибки проверить в черновике?

• Предложение попало в решения. Найдите в записи конец обсуждения и согласованную формулировку.
• Срок восстановлен по контексту. Уточните, к какой задаче относилось «к пятнице» и какая это дата.
• Исполнитель назначен по должности. Найдите фактическое поручение или согласуйте назначение отдельно.
• Перепутаны выступающие. Сверьте голос и соседние реплики до того, как переносить фамилию в документ.
• Приложения названы, но их нет. Проверьте комплект документов перед согласованием.
• Итоги и протокол расходятся. Сопоставьте задачи, ответственных и сроки в обеих версиях.

Что остаётся сделать человеку?

Перенесите проверенный текст в шаблон организации, заполните реквизиты, сверьте фамилии и должности, получите регистрационный номер и проверьте приложения. Затем передайте протокол на согласование и подпись по принятому порядку.

Для правки скачайте расшифровку в «Word», для пересылки проверенной версии используйте «PDF». В окне «Скачать документ» можно включить «Временные метки» и «Спикеры». Храните рабочую расшифровку отдельно от оформленного протокола, чтобы при споре вернуться к источнику решения.

Сколько стоит и как работать с материалами организации

Для частных пользователей час записи стоит 3600 войсов на Бесплатном тарифе, 3000 на тарифе Плюс и 2400 на тарифе Про; пакет 3600 войсов стоит 500 ₽.

Организации работают по оферте для юрлиц: транскрибация и постобработка стоят 500 ₽ за час записи. Чтобы присоединиться к оферте, организация оплачивает счёт от 5000 ₽, и вся сумма идёт в оплату сервиса. Дальше оплата по факту обработки: отчёт, счёт и УПД приходят до 10-го числа следующего месяца. НДС не облагается (п. 1 ст. 145.1 НК РФ).

«Бизнес-саммари», «Список задач», «Свой запрос» и скачивание документов входят в стоимость транскрибации. Все условия на странице цен.

Не загружайте материалы, на обработку которых у вас нет необходимых прав или согласий. Правила описаны в политике обработки персональных данных. NDA и требования к инфраструктуре для конфиденциального проекта обсудите с командой «Войси» до загрузки.

Частые вопросы о протоколе совещания по ГОСТ

Какой ГОСТ действует для протокола совещания?

ГОСТ Р 7.0.97-2025: он введён в действие 18 августа 2025 года и заменил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандарт применяется добровольно, если его не требует инструкция по делопроизводству или другой документ, который действует для вашей организации.

Откуда взялась схема «СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ»?

Её приводили методические рекомендации Росархива к ГОСТ Р 7.0.97-2016. Блок «ВЫСТУПИЛИ» заполняют в полном протоколе. Если в организации утверждена другая форма, работайте по ней.

«Войси» составляет готовый протокол по ГОСТ?

Нет. «Войси» готовит содержание черновика из записи: дословный текст, решения и задачи. Реквизиты, номер, окончательное оформление и подписи делает человек.

Как называется обработка для итогов встречи?

В кабинете она называется «Бизнес-саммари» и собирает участников, решения и задачи с ответственными и сроками. Отдельный перечень поручений даёт «Список задач».

Можно ли попробовать на своей записи?

Да, первый файл в веб-кабинете обрабатываем бесплатно. Загрузите запись совещания, получите транскрибацию и проверьте, какие решения и поручения удалось извлечь.